Vaka Çalışması: Leno Creative Kendi Finansal Takibini ve Operasyonel Raporlamasını Nasıl Otomatikleştirdi?
Bir ajansın büyüme yolculuğunda finansal sağlığını koruması, proje karlılığını net bir şekilde görmesi ve operasyonel verimliliğini artırması için kritik olan arka ofis süreçlerini nasıl akıllı otomasyonla yönettiğini inceleyin.
Proje Künyesi
Müşteri
Leno Creative
Sektör
Yapay Zeka ve Otomasyon Danışmanlığı
Çözüm Alanı
Finansal Otomasyon, Operasyonel Raporlama, Veri Analizi, Proje Yönetimi Desteği
Temel Hedef
Finansal takibi kolaylaştırmak ve şeffaflaştırmak, raporlama süreçlerini hızlandırmak, proje bazlı karlılığı doğru ölçmek, operasyonel verimliliği optimize etmek.
Arka Ofiste Kaybolan Zaman ve Veri: Finans ve Operasyon Zorluklarımız
Artan proje sayısı ve müşteri işlemleriyle birlikte, gelir-gider takibi farklı platformlarda ve manuel tablolarda dağınık bir şekilde yapılıyor, bu da finansal bütünlüğü sağlamayı zorlaştırıyordu.
Aylık finansal raporların, nakit akışı analizlerinin ve özellikle proje bazlı karlılık hesaplamalarının manuel olarak hazırlanması ciddi zaman ve detaylı efor gerektiriyordu.
Faturalandırma süreçlerinde standart bir akışın olmaması, bazen gecikmelere, unutulan faturalara veya hatalı bilgilere yol açabiliyordu.
Genel operasyonel performans metriklerini (proje süreleri, kaynak kullanımı, müşteri başına maliyet vb.) anlık olarak izlemek ve bu verilere dayanarak stratejik kararlar almak için merkezi ve otomatik bir sistem bulunmuyordu.
Finans ve Operasyonda Akıllı Kontrol ve Şeffaflık: Uyguladığımız Çözümler
Entegre Gelir-Gider Takip ve Muhasebe Otomasyonu
Tüm gelir akışları ve proje bazlı giderler için merkezi bir takip sistemi (Airtable ve n8n entegrasyonu ile) kuruldu. Bu sistem, banka hareketleri ve fatura bilgileriyle senkronize edilerek manuel veri girişi ihtiyacı minimize edildi.
Kullanılan Temel Araçlar/Teknolojiler:
- Airtable / Google Sheets
- n8n (API Entegrasyonları)
- Banka API Entegrasyonu (Opsiyonel)
Otomatik Fatura Oluşturma ve Takip Sistemi
Müşteri sözleşmelerine ve tamamlanan proje aşamalarına dayalı olarak otomatik fatura taslakları oluşturan, onay süreçlerini yöneten ve vadesi gelen ödemeler için otomatik hatırlatıcılar gönderen bir otomasyon akışı (n8n ile) geliştirildi.
Kullanılan Temel Araçlar/Teknolojiler:
- n8n
- Doküman Otomasyon Araçları (örn: Google Docs API)
- E-posta Servisi API
Proje Karlılık Analizi ve Raporlama Otomasyonu
Her projenin kaydedilen saatlik maliyetlerini, doğrudan harcamalarını ve elde edilen gelirini otomatik olarak hesaplayarak proje bazlı karlılık raporları üreten dinamik bir şablon (Google Sheets ve n8n ile) oluşturuldu. Bu, hangi projelerin daha karlı olduğunu net bir şekilde gösterdi.
Kullanılan Temel Araçlar/Teknolojiler:
- Google Sheets (Dinamik Şablonlar)
- n8n (Veri Toplama ve İşleme)
- Proje Yönetim Aracı API
Otomatik Güncellenen Operasyonel Performans Paneli (Dashboard)
Temel finansal göstergeleri (aylık gelir, gider, kar marjı), proje tamamlanma oranlarını ve müşteri memnuniyeti metriklerini anlık olarak özetleyen, görsel olarak anlaşılır bir dashboard (Google Data Studio veya benzeri bir araçla) tasarlandı ve otomatik olarak güncellenmesi sağlandı.
Kullanılan Temel Araçlar/Teknolojiler:
- Google Data Studio / Metabase
- n8n (Veri Entegrasyonu)
- Çeşitli Veri Kaynağı API'ları
Sonuçlar: Finansal Netlik, Operasyonel Güç ve Stratejik Büyüme
%75+
Aylık Finansal ve Operasyonel Raporlama Süresinde Tasarruf
%90
Faturalandırma Süreçlerinde Hata Oranında Azalma ve Ödeme Takibinde Etkinlik
Anlık Erişim
Proje Karlılığı Analizlerinde %100 Doğru Veri Erişimi ile Daha İyi Fiyatlandırma Kararları
Net Görünüm
Operasyonel Süreçlerde Veriye Dayalı İyileştirme Fırsatlarının Net Görülmesi ve Artan Verimlilik
Entegre finansal takip, otomatik faturalandırma ve dinamik raporlama sistemleri sayesinde Leno Creative, arka ofis operasyonlarında devrim yarattı. Finansal veriler şeffaflaştı, raporlama süreçleri hızlandı ve proje bazlı karlılık net bir şekilde ortaya kondu. Bu da ajansın daha sağlıklı büyümesine ve stratejik kararlarını veriye dayalı almasına olanak tanıdı.